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Au lieu de préparer votre réponse, utilisez des techniques d'écoute active lorsque vous communiquez et écoutez pour comprendre les besoins de votre interlocuteur. Accordez-vous quelques secondes après la question pour décider de la réponse à donner, afin de pouvoir vraiment vous concentrer sur ce que l'élève, le parent ou le collègue enseignant dit.

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Adressée à un établissement d'architecture, la rédaction de cette lettre nécessite de la finesse dans le fond (le choix des mots, le style d'écriture) et dans la forme. Les formules de politesse utilisées au début et à la fin de la lettre sont : "À l'attention de Madame/Monsieur…" ; " Veuillez agréer, Madame/Monsieur, ma considération distinguée."